So funktioniert Bewerbertracking (ATS): wie man durch den Filter kommt

Du hast mit einem Bewerbungsratgeber deine Bewerbung optimiert und dennoch erhältst du innerhalb kürzester Zeit eine Absage nach der anderen? Da in den meisten großen Unternehmen mittlerweile ein Algorithmus über die erste Bewerberauswahl entscheidet, hast du deine Unterlagen ggf. nicht dahin gehend optimiert. Denn zunächst durchforstet ein Applicant Tracking System (ATS) deine Unterlagen, filtert nach Schlagwörtern und strukturierten Daten. Wenn du nicht in das gesuchte Profil passt, wirst du oft schon aussortiert, bevor ein Mensch einen Blick auf deine Bewerbungsunterlagen wirft.

In diesem Beitrag erkläre ich dir diesen digitalen Auswahlprozess und wie du deine Bewerbung so optimierst, dass sie auch den Algorithmus überzeugt.

Was ist ein ATS und wozu wird es eingesetzt?

Ein Applicant Tracking System – kurz ATS – ist ein digitales Ordnungssystem für Bewerbungen. Statt eines Personalers liest eine Software jede einzelne Bewerbung und bewertet diese. Anhand dieser Bewertung werden die Bewerbungen vorsortiert, sodass der Personaler nur die interessantesten Bewerbungen sichten muss. Die Personalabteilungen, vor allem in internationalen Großkonzernen, sparen so viel Zeit und können besser den Überblick über die vielversprechendsten Kandidaten behalten. Aber auch Personaldienstleister und sogar mittelständische Firmen setzen ATS ein, um den Bewerbungsprozess zu optimieren.

Was für Unternehmen praktisch ist, kann für Bewerber sehr frustrierend sein. Denn wenn deine Bewerbung nicht in das System passt, bist du schneller wieder draußen als du reingekommen bist. Dies gilt vor allem bei fehlenden Qualifikationen oder nicht ausreichender relevanter Berufserfahrung. Deswegen solltest du das Grundprinzip von ATS verstanden haben und deine Bewerbungsunterlagen entsprechend anpassen.

Wie funktioniert das Bewerbertracking technisch?

Ein ATS ist ein mehrstufiger Filter. Der Ablauf sieht in der Praxis oft so aus:

1. Bewerbungseingang: Deine Unterlagen landen nicht direkt im Postfach des Personalers, sondern im ATS. Hier werden sie gespeichert und für die weitere Verarbeitung vorbereitet.
2. Parsing der Daten: Die Software liest deine Bewerbung aus. Sie erkennt Abschnitte wie Berufserfahrung, Ausbildung oder Fähigkeiten und ordnet die Inhalte in eine Datenbank ein.
3. Keyword-Matching: Das ATS vergleicht deine Angaben mit den in der Stellenausschreibung hinterlegten Kriterien. Dazu zählen bestimmte Qualifikationen, Fachbegriffe oder sogar Soft Skills.
4. Ranking & Scoring: Je mehr Übereinstimmungen vorhanden sind, desto höher ist dein Score. Bewerbungen mit Top-Werten landen ganz oben in der Liste.
5. Weitergabe an den Personaler: Erst wenn dein Score überzeugt, bekommt ein Mensch deine Bewerbung zu sehen.

Bekannte Systeme wie SAP SuccessFactors, Taleo oder Workday arbeiten alle nach diesem Prinzip, wobei die Details je nach Anbieter variieren.

Die wichtigsten Filterkriterien in ATS

Ein ATS entscheidet nicht willkürlich über die Relevanz deiner Bewerbung, sondern folgt klaren Regeln. Die wichtigsten Faktoren, nach denen die Software Bewerbungen bewertet, sind in vielen Systemen ähnlich:

• Keywords und Schlagwörter: Das ATS sucht gezielt nach Begriffen aus der Stellenausschreibung, zum Beispiel bestimmte Softwarekenntnisse, Jobtitel oder branchenspezifische Begriffe. Fehlen diese, sinkt die Chance auf ein gutes Ranking.
• Strukturierte Gliederung: Überschriften wie Berufserfahrung, Ausbildung oder Fähigkeiten helfen der Software, deine Angaben richtig einzuordnen. Ungewöhnliche oder kreative Überschriften erschweren das Parsing.
• Dateiformat: Viele Systeme kommen mit Word-Dokumenten am besten zurecht, manche auch mit PDFs. Bilder oder gescannte Dokumente sind nicht lesbar.
• Relevanz: Das ATS prüft, ob deine bisherigen Tätigkeiten inhaltlich und zeitlich zur ausgeschriebenen Stelle passen.
• Vollständigkeit: Fehlende Zeitangaben, Lücken im Lebenslauf oder unklare Beschreibungen können dazu führen, dass deine Bewerbung schlechter bewertet wird.

Wenn du diese Kriterien gezielt berücksichtigst, steigen deine Chancen, die erste Hürde zu nehmen, deutlich.

Typische Fehler, die Bewerbungen im ATS aussortieren

Viele Bewerbungen scheitern nicht an mangelnder Qualifikation, sondern daran, dass sie von einem ATS schlicht nicht richtig gelesen oder verstanden werden. Ein häufiger Grund hierfür ist ein zu kreatives Layout. Was für das menschliche Auge ansprechend wirkt – zum Beispiel zweispaltige Designs, grafische Elemente oder farbige Textblöcke –, kann für die Software zum Problem werden. Das ATS erkennt in solchen Fällen oft nicht, wo relevante Informationen stehen, und ordnet sie falsch zu oder überspringt sie ganz. Da kann es schon mal vorkommen, dass die Berufserfahrung oder wichtige Qualifikationen vom Algorithmus übersehen werden.

Auch die Wahl der Worte spielt eine große Rolle. Wenn wichtige Begriffe aus der Stellenausschreibung fehlen oder in ungewöhnlichen Formulierungen auftauchen, kann die Software den Bezug zur ausgeschriebenen Position nicht herstellen. Statt „Projektleitung“ steht dort vielleicht „Koordination komplexer Abläufe“, was für einen Personaler verständlich ist, aber vom ATS nicht als passendes Schlüsselwort gewertet wird.

Ein weiteres Problem sind nicht maschinenlesbare Formate. Manche Bewerber schicken ihre Unterlagen als eingescanntes PDF oder fügen wichtige Inhalte nur in Bildern bei. Für das ATS ist das reiner Pixelbrei. Es kann die Informationen nicht extrahieren und die Bewerbung wird automatisch abgewertet. Auch Qualifikationen, die mit bunten Balken dargestellt werden, können vom Algorithmus nicht erkannt werden. Schreibe deswegen deine Kenntnisse in gängigen Formaten auf. Für Sprachen gilt z. B. der Gemeinsame Europäische Referenzrahmen für Sprachen (GER), dessen Einstufung von A1 bis C2 reicht.

Schließlich führt auch eine unvollständige oder unklare Struktur dazu, dass Bewerbungen im System untergehen. Wenn Zeitangaben fehlen, Berufserfahrung nicht eindeutig zugeordnet werden kann oder Überschriften nicht standardisiert sind, wirkt das für die Software wie fehlender Inhalt. Selbst wenn die Qualifikation eigentlich passt, kommt die Bewerbung im Ranking nicht nach oben.

Strategien, um durch den ATS-Filter zu kommen

Um nicht in der Masse unterzugehen, lohnt es sich, die Bewerbung gezielt auf die Funktionsweise der Bewerbertracking-Software abzustimmen. Der erste Schritt ist immer eine genaue Analyse der Stellenausschreibung. Jede Formulierung, jeder Begriff kann ein Hinweis auf relevante Keywords sein, die später vom ATS abgeglichen werden. Diese Begriffe sollten in der Bewerbung sinnvoll eingebaut werden.

Ebenso wichtig ist eine klare und einheitliche Struktur. Das bedeutet, gängige Abschnittsüberschriften wie Berufserfahrung, Ausbildung oder Fähigkeiten im Lebenslauf zu verwenden und auf kreative Abwandlungen zu verzichten.

Beim Format ist Vorsicht geboten: Word-Dokumente werden in der Regel problemlos gelesen, bei PDFs hängt es vom jeweiligen System ab. Wenn du auf Nummer sicher gehen willst, wählst du ein schlicht formatiertes Dokument ohne Spalten, Textfelder oder eingebettete Grafiken. Denn Farben und Design-Elemente sind für die Bewertung irrelevant, können aber im schlimmsten Fall den Lesefluss des ATS stören.

Deine Bewerbung sollte immer individuell auf die jeweilige Stelle zugeschnitten sein.

Jessika Wolmeringer

Allgemeine Standardanschreiben und Lebensläufe mögen Zeit sparen, enthalten aber oft nicht die richtigen Schlüsselbegriffe. Denn jede Stelle ist einzigartig und bringt individuelle Anforderungen mit sich, die sich in deinen Bewerbungsunterlagen widerspiegeln sollten. Hierfür musst du nicht immer deine komplette Bewerbung neu verfassen. Checke hingegen, ob die wichtigen Schlüsselbegriffe aus der Stellenanzeige enthalten sind. Selbst kleine Anpassungen, wie die Ergänzung einer speziellen Softwarekenntnis oder die exakte Übernahme des in der Ausschreibung genannten Jobtitels, können den Unterschied machen.

ATS-Check: Tools, um die eigene Bewerbung zu testen

Bevor du deine Bewerbung abschickst, kannst du sie mit speziellen Online-Tools prüfen, um zu sehen, wie gut sie in einem ATS abschneiden würde. Diese Programme simulieren den Such- und Bewertungsprozess der Software und zeigen dir, welche Stellen inhaltlich oder technisch verbessert werden können.

Diese Hilfsmittel sind kein Ersatz für eine gut durchdachte Bewerbung, aber sie geben dir einen Hinweis darauf, wie ein ATS deine Unterlagen interpretiert und wo noch Optimierungspotenzial besteht.

Wenn du weitere Unterstützung bei der Formulierung deiner Bewerbung benötigst, findest du in meinem Bewerbungsbuch hilfreiche Tipps.